Microsoft 365 Copilot · La IA deja de ser una ventana aparte y entra en el trabajo cotidiano

Entidad: Microsoft
Referencia: Introducing Microsoft 365 Copilot — A whole new way to work · 16 de marzo de 2023

Una cosa es abrir una página de IA, copiar información, hacer una pregunta y volver después a nuestro trabajo.

Otra muy distinta es que la IA pueda trabajar con el correo, las reuniones, el calendario, los documentos y las conversaciones que forman parte de ese trabajo.

Microsoft presentó 365 Copilot combinando grandes modelos de lenguaje con los datos disponibles en Microsoft Graph y las aplicaciones de Microsoft 365. La señal para el Observatorio está precisamente ahí: la IA empieza a acercarse al contexto donde ocurre el trabajo real.

El contexto cambia el valor de una herramienta

Una respuesta genérica puede ser útil. Una respuesta que conoce la reunión de ayer, el documento que estamos editando y los correos relacionados con un proyecto puede ser mucho más útil.

Eso abre posibilidades muy concretas: preparar una reunión, localizar antecedentes, resumir una conversación, encontrar compromisos, crear un primer borrador a partir de información interna o recuperar algo que alguien dijo hace semanas.

Muchas de esas tareas no son difíciles porque requieran una gran inteligencia. Son difíciles porque la información está dispersa y encontrarla consume tiempo.

Cuando una herramienta reduce ese coste, cambia una parte importante de la productividad cotidiana.

La memoria de una organización empieza a ser utilizable de otra manera

Las empresas guardan enormes cantidades de información que rara vez se aprovechan bien.

Correos, actas, presentaciones, contratos, informes y chats contienen decisiones, antecedentes y conocimiento, pero una persona necesita saber dónde buscar y disponer de tiempo para hacerlo.

La IA ofrece otra posibilidad: conversar con una parte de esa memoria.

Eso puede evitar que cada nuevo proyecto empiece desde cero. También puede ayudar a incorporar antes a una persona nueva o a recuperar decisiones cuyo contexto se había perdido.

Pero hay una condición: la información tiene que estar bien gobernada.

Si todo el mundo puede acceder a todo, existe un problema de seguridad. Si los permisos están mal configurados, la IA puede hacer más visible información que ya estaba demasiado expuesta. Si los documentos son contradictorios o están desactualizados, recuperar más rápido no garantiza recuperar bien.

La oportunidad no está solamente en comprar Copilot

Aquí aparece un nuevo tipo de trabajo.

Una empresa necesita decidir qué información merece conservar, quién puede acceder a ella, qué documentos son fiables, cómo se nombran las cosas y qué contexto debe acompañar a una decisión.

Antes estas cuestiones podían parecer problemas secundarios de archivo o administración.

Cuando una IA utiliza esa información para ayudar a trabajar, pasan a ser parte de la capacidad productiva.

Eso abre oportunidades para documentalistas, especialistas en gestión del conocimiento, responsables de seguridad, abogados de privacidad, administradores de sistemas, consultores de procesos y profesionales capaces de ordenar información empresarial para que pueda utilizarse sin perder control.

Profesiones que pueden adquirir una función nueva

Un asistente ejecutivo puede pasar de organizar agendas a diseñar mejores flujos de información y preparación de decisiones.

Un documentalista puede convertirse en arquitecto de una memoria operativa.

Un abogado puede ayudar a definir qué datos, documentos y comunicaciones pueden utilizarse en distintos contextos.

Un especialista de recursos humanos puede mejorar incorporación y aprendizaje utilizando conocimiento interno sin exponer información que no corresponde.

Un consultor puede ayudar a una empresa a identificar qué información necesita estar disponible en el momento de decidir, en lugar de añadir otro repositorio más.

Y un directivo puede descubrir que una parte importante de su trabajo no consiste en recibir más información, sino en conseguir que la organización conserve y recupere bien la que ya tiene.

El riesgo de acelerar el desorden

Una empresa con información bien organizada puede obtener una ventaja importante de herramientas contextuales.

Una empresa con archivos duplicados, permisos confusos, versiones contradictorias y decisiones que nunca se documentan puede obtener otra cosa: una forma mucho más rápida de recorrer su propio desorden.

Eso muestra de nuevo que la IA no sustituye la organización.

La amplifica.

Qué nos dice esta pieza sobre Lo que viene

Microsoft 365 Copilot señala un paso importante: la IA deja de ser solamente una herramienta a la que llevamos una pregunta y empieza a incorporarse al tejido donde se produce la actividad cotidiana.

Cuanto más cerca está del contexto real, mayor puede ser su utilidad y mayores son también las exigencias de memoria, permisos, seguridad y criterio.

Ahí aparece un mercado amplio que no tiene que ver únicamente con vender licencias.

Tiene que ver con preparar organizaciones para que su información pueda convertirse en capacidad sin convertirse al mismo tiempo en un nuevo riesgo.